Pisanie e-maili to sztuka komunikacji XXI. Jesteś jej mistrzem? (cz. 2)

22.04.2017

Ponad 200 bilionów e-maili na  świcie jest odebranych i wysyłanych dziennie. Ta liczba rośnie. W biznesie e-mail staje się podstawowym narzędziem komunikacji. Trzeba uczyć się posługiwać tym narzędziem, aby nie odstawać od najlepszych.

Szybkość – przeceniana wartość w komunikacji

W wielu sprawach gubi nas szybkość. Za szybko odpowiadamy.

W większości sytuacji szybkość nie jest wartością, ale my z niej uczyniliśmy wartość.

Im szybciej odpisujemy, tym mniej jesteśmy doceniani za szybką odpowiedź. Tyle osób tak się ściga, że szybkość staje się normą. Jeżeli wiadomość nie jest wartościowa – szybkość jest zbędna i niedoceniana.

Ile razy zdarzyło ci się nie dodać załącznika?

A zdarzyło ci się pomylić e-maila i wysłać pod zły adres?

Spiesz się powoli, mawiali Rzymianie, i wykorzystaj poniższe opcje:

-> Zapisz, nie wysyłaj.

Korzystaj z opcji  „Zapisz w roboczych”, aby przed wysłaniem przeczytać jeszcze raz i sprawdzić, czy wszystko jest w porządku.

-> Sprawdź co najmniej drugi raz.

Zanim wyślesz e-maila – sprawdź: adresata, osoby do wiadomości,  załączone pliki. Jeszcze raz przeczytaj treść e-maila.

-> Bądź precyzyjny.

Zbyt szybkie odpowiedzi oznaczają często brak precyzyjnej informacji. To oznacza przeciąganie sprawy, więcej e-maili, marnowanie czasu, wyższe koszty.

Szybkość bywa twoją zgubą, więc pamiętaj:

  1. Zbyt szybkie odpowiedzi to większe zagrożenie pomyłki.
  2. Szybka odpowiedź to często skoncentrowanie się na sobie – „odpowiem i będzie załatwione”, bez refleksji nad adresatem i celem e-maila.
  3. Szybka odpowiedź często oznacza twoje skróty myślowe, które nie są do końca rozumiane albo moją być opacznie zrozumiane.

Mniej słów – lepiej!

Kiedy zaczęłam pracę w biznesie, wiele osób mi mówiło, że piszę długie e-maile. Nikt mi nie powiedział, że są za długie. Nikt też nie mówił, że jest w tym jakiś problem, ale wkrótce zrozumiałam, że te długie e-maile często zdradzają nie tylko mają osobowość i to, że lubię  pisać, ale brak doświadczenia w biznesie.

Nie chodzi o to, aby pisać krótkie e-maile, ale w biznesie precyzja, konkret wymagają jasnych i zwięzłych treści.

Im więcej słów potrzebujesz, aby coś napisać i przekazać, tym większy masz problem ze zrozumieniem tego, co piszesz. Miej to na uwadze.

Błąd, czyli o niewykorzystanej szansie

Dostaję od 30 do 60 maili dziennie i widzę, jak mało osób stosuje wyliczenia czy inne wyróżniki.

Błąd!

Te proste rzeczy sprawiają, że komunikat zyskuje na przejrzystości. Osobiście uważam, że wciąż za mało tych rzeczy stosuję. One nie tylko wymagają uporządkowania myśli od piszącego, ale znacznie ułatwiają odbiór informacji.

Wyliczenia dają nam też szansę uproszczenia tekstu – wyeliminowania trudnych słów, budowania prostych zdań, minimalizacji znaków w danym podpunkcie.

 

Dlaczego mam tracić czas na doskonalenie swojego maila?

To nie strata czasu, ale jego oszczędność. Jeżeli nie czytałeś, zajrzyj do 1 części wpisu i poznaj najważniejsze rzeczy związane z pisaniem e-maili:

Poznaj najlepsze e-maile –>>> Kliknij tutaj! 

Czas zainwestowany w napisanie dobrego maila opłaca się:

  •  przemyślany e-mail oznacza uporządkowane myśli, podjęte decyzje, świadomość problemu, oczekiwań czy następnych kroków,
  •  przejrzysty e-mail ( z akapitami, wyliczeniami) oznacza dobry odbiór przez czytającego; mam tu na myśli nie tylko wrażenie (jasno sprawę wyłożył), ale komfort , który wynika z większej szansy na zrozumienie, co jest napisane i po co jest napisane,
  •  dobrze napisany  i przemyślany mail skraca czas wszystkim, bo minimalizuje większą ilość mail z dopytaniami, z wyjaśnieniami, z wątpliwościami, etc.
Tweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone
Tagi:, , , ,