Pisanie e-maili to sztuka komunikacji XXI. Jesteś jej mistrzem? (cz. 1)

11.02.2017

Ile piszesz e-maili dziennie? Pomyśl, że za tą liczbą może stać tyle samo szans, które zmarnowałeś, bo nie miałeś ani wiedzy ani umiejętności z zakresu pisania e-maili. Chcesz zwiększyć swoją skuteczność dzięki emailwriting?

Znaj kluczowe narzędzie komunikacji w biznesie

W 2015 roku ilość wysyłanych i odbieranych dziennie e-maili to ponad 205 bilionów. Ta liczba średnio rośnie o 3% rocznie i do końca 2019 roku ma osiągnąć 246 bilionów dziennie*.

Ci, którzy narzekają na ilość maili w skrzynce muszą się przygotować na jeszcze większą ich ilość.

Co z tych liczb wynika?

E-mail jest najpopularniejszą formą komunikacji w biznesie, której pozycja będzie rosła. Mimo, że używamy komunikatorów to jednak e-mail jest  biznesowym narzędziem nr 1 bez którego trudno się  obejść. Dlatego umiejętność pisania i jakość tego, co piszesz staje się kluczową w biznesie. Niestety większość z nas zupełnie nie ma świadomości tego faktu.

Najlepsze e-maile, czyli jakie?

Wszystko zaczyna się od świadomości. Od umiejętności oceny skuteczności swoich e-maili i od przyjrzenia się jak piszesz, aby doskonalić emailwriting. Jak pisać lepiej?

Pisanie to rzemiosło i pewnych rzeczy można się nauczyć. Inne wymagają czasu, umiejętności empatii i wiedzy.

Najlepsze e-maile to takie, które łączą 4 rzeczy:

  •  dobre rzemiosło pisania,
  •  kreatywne wykorzystanie potencjału, który niesie taka komunikacja,
  •  umiejętność dostrzegania perspektywy i oczekiwań odbiorcy,
  •  pisanie w zgodzie z tym, kim jesteś nie tylko ze względu na zajmowane stanowisko, ale przede wszystkim na to, jakim jesteś człowiekiem.

 

Pierwsze 2 są wyuczalne na 100 %, ale od mistrza wymaga się wczuwania w potrzeby odbiorcy (empatii)  i wierność sobie (autentyczności).

E-mail i 3 podstawowe rzeczy do zastosowania od zaraz

Kiedy zużywasz swój czas na pisanie e-maili ( a średnio to może być nawet ponad 4 godziny dziennie) to zapewne chcesz, aby to miało sens, prawda? Dlatego najważniejsze z pytań, jakie stawia komunikacja za pomocą e-maili jest takie:

1. po co piszesz ten e-mail?

Piszesz różnych powodów, aby podsumować, zapytać się, potwierdzić, złożyć propozycję, dać do myślenia na określony temat etc.

Zawsze wiedz, czego chcesz i po co piszesz oraz jasno to komunikuj na samym początku.

Przyszłość to jeszcze więcej e-maili, więc naucz się oszczędzać czas swój i szanować czas innych.  Jeżeli jasno nie jesteś w stanie określić po co piszesz albo spraw jest zbyt wiele warto skorzystać z innej formy komunikacji.Może to być intrakomunikacja lub spotkanie face-to-face czy rozmowa telefoniczna, które pozwolą uporządkować treści wiadomości przed jej napisaniem.

Jest copywriting, webwriting, ale w biznesie najważniejszy jest emailwriting, czyli umiejętność pisania wiadomości, które odbiorca skanuje, czyta w internecie  i które osiągają cele, wzajemne porozumienie i budują relacje.

Coraz większa ilość osób wykorzystuje urządzenia mobilne do odczytywania wiadomości i odpowiedzi. Miej świadomość podstawowej rzeczy związanej z pisaniem do internetu:

2. twój e-mail nie jest czytany, ale skanowany.

Skoro to wiemy to należy zadbać o to jak wygląda e-mail i skupić uwagę odbiorcy na najważniejszych słowach. Oceniamy na pierwszy rzut oka tak wpis na blog jaki i e-mail. Zadbaj o akapity, wyróżniki i wolne przestrzenie, aby w ogóle dało się zobaczyć to co ważne.

 

3. Nie przegap tej szansy, jaką daje e-mail!

Otrzymując wiele e-maili każdego dnia widzę tyle samo niewykorzystanych szans. Pamiętaj, że e-mail to narzędzie, które daje szansę opowiedzenia czegoś więcej. Jak to wykorzystać?

Najprostszym sposobem jest edytowanie stopki w zależności od potrzeb. Możesz tam zamieścić przekierowanie do wpisu na blog, promocji, ważnych informacji.

*Dane: http://www.radicati.com/

 

Tweet about this on TwitterShare on Google+Share on FacebookEmail this to someone
Tagi:, , , , ,